¿ Cómo revisar empleados, grupos y managers después del verano?

Después del verano es un buen momento para comprobar que la estructura organizativa de la empresa sigue correctamente configurada.

Durante los últimos meses pueden haberse producido nuevas incorporaciones, bajas, cambios de departamento, modificaciones de jornada o cambios en las responsabilidades de determinados managers. Si esta información no se actualiza, es fácil que la configuración deje de reflejar la realidad de la organización.

En WorkMeter, una revisión rápida permite comprobar que cada empleado pertenece al grupo adecuado, que los responsables están correctamente asignados y que cada usuario dispone de los permisos que realmente necesita.

Estos son los cuatro puntos que conviene revisar.

El primer paso es asegurarse de que el listado de empleados coincide con la plantilla actual.

Para hacer esta comprobación, puedes seleccionar un periodo determinado —por ejemplo, del 1 al 31 de agosto— y acceder a Actividad por empleado.

Desde aquí puedes detectar diferentes situaciones:

• Personas que siguen apareciendo aunque ya no formen parte de la organización.
• Nuevas incorporaciones que todavía no están correctamente configuradas.
• Empleados cuya información no refleja algún cambio reciente.
• Posibles inconsistencias en la estructura del equipo.

Si detectas que una persona ya no forma parte de la empresa, puedes revisar su configuración desde Configuración > Organigrama > Empleados y proceder a darla de baja o deshabilitarla cuando corresponda.

Mantener actualizado el listado evita trabajar posteriormente con usuarios que ya no deberían formar parte de determinados informes, grupos o procesos.

Que un empleado esté activo no significa necesariamente que esté correctamente ubicado dentro de la organización.

Después del verano puede haber cambios de equipo, departamento, centro de trabajo o condiciones de jornada. Por eso, el siguiente paso consiste en comprobar que cada empleado continúa perteneciendo al grupo que realmente le corresponde.

Desde Configuración > Organigrama > Empleados puedes consultar los trabajadores y el departamento o grupo al que están asociados.

Si necesitas cambiar a una persona de grupo, basta con seleccionarla y acceder a Acciones > Mover al grupo para asignarla a la estructura correspondiente.

Esta comprobación es especialmente importante porque algunas configuraciones de WorkMeter pueden depender del grupo al que pertenece cada trabajador.

¿Qué conviene revisar en cada grupo?

La revisión no debería limitarse a comprobar quién pertenece a cada departamento.

Desde Organigrama > Grupos, puedes entrar en la configuración de cada grupo y comprobar aspectos como:

• El calendario laboral asignado.
• El convenio correspondiente.
• Las configuraciones específicas del grupo.
• El responsable o manager asignado.

De esta forma, puedes asegurarte de que un cambio organizativo no haya dejado asociado al empleado a unas condiciones que ya no le corresponden.

Los responsables de los equipos también pueden cambiar.

Un manager puede haber asumido un nuevo departamento, dejar de gestionar determinados empleados o empezar a responsabilizarse de nuevos grupos o subgrupos.

Por eso, después del verano conviene comprobar que cada manager está asociado exactamente a los equipos que debe gestionar.

Esta revisión evita, por ejemplo, que un responsable siga teniendo acceso a información de un equipo que ya no gestiona o que un nuevo manager no pueda consultar los datos necesarios para desarrollar sus funciones.

El último punto consiste en revisar no solo quién es manager, sino también qué puede hacer cada responsable dentro de WorkMeter.

Desde la sección de Managers y roles puedes consultar los managers existentes y comprobar tanto los grupos asignados como sus permisos.

Dependiendo de sus responsabilidades, un manager puede necesitar permisos para realizar determinadas acciones, como:

• Editar o aprobar actividad.
• Gestionar determinados empleados.
• Acceder a grupos o subgrupos concretos.
• Configurar aspectos del organigrama.

Si las funciones de una persona han cambiado, sus permisos también deberían reflejar ese cambio.

Mantener accesos que ya no son necesarios o no proporcionar los permisos adecuados a un nuevo responsable puede generar problemas en la gestión diaria.

La estructura configurada en una herramienta de gestión no debería ser algo que se crea una vez y después se olvida.

Las organizaciones cambian continuamente: entran y salen empleados, se reorganizan departamentos, cambian responsables y se modifican funciones. Y esos cambios deben trasladarse también a las herramientas utilizadas para gestionar el trabajo.

Una estructura desactualizada puede provocar que un empleado esté asociado al calendario equivocado, que un manager gestione un grupo que ya no le corresponde o que determinadas personas tengan permisos que no necesitan.

Por eso, realizar revisiones periódicas ayuda a mantener la configuración alineada con la realidad de la empresa.

Antes de dar por cerrada la vuelta de vacaciones, recomendamos comprobar cuatro elementos:

1. Empleados activos: altas, bajas y posibles cambios recientes.
2. Grupos y departamentos: comprobar que cada persona está ubicada donde corresponde y que las configuraciones del grupo son correctas.
3. Managers: verificar qué grupos y subgrupos gestiona cada responsable.
4. Roles y permisos: revisar que cada manager pueda acceder y realizar únicamente las acciones necesarias para sus funciones.

Son comprobaciones sencillas, pero pueden evitar muchos errores posteriores.

Con WorkMeter puedes mantener centralizada la estructura de la organización y relacionarla con calendarios, actividad, horarios y responsables, facilitando que cada empleado y cada manager tenga asociada la información y los accesos que realmente le corresponden.